O código único de documento (ATCUD) é uma nova medida fiscal implementada pela Portaria n.º 195/2020, que veio regulamentar os requisitos para a criação de Códigos QR e do ATCUD nas faturas, previstos no Decreto-Lei n.º 28/2019.
Por um lado, o Código QR (QR Code), em utilização nos documentos de faturação desde o início de 2022, juntamente com o ATCUD, permitirá, a partir de 2023, a comunicação de faturas sem NIF (Número de Identificação Fiscal) de forma fácil.
O ATCUD irá, assim, identificar cada documento fiscal emitido, independentemente de quem o emitiu, qual o seu tipo ou a série utilizada. Este código único de documento (ATCUD) torna mais simples a comunicação à Autoridade Tributária (AT), via e-fatura, por parte de particulares que queiram deduzir as suas despesas em sede de IRS.
Assim, mesmo que a fatura não tenha NIF no momento da compra, ela estará identificada e poderá ser deduzida.
A implementação do ATCUD estava inicialmente prevista para Janeiro de 2021, mas devido à pandemia, foi adiada a execução para Janeiro de 2022, pelo Despacho nº 412/2020. Posteriormente, o mesmo motivo fez com que o ATCUD fosse novamente adiado para Janeiro de 2023, pelo Despacho nº 351/2021.
O objetivo com todas estas alterações, seja o ATCUD, seja o código QR, é ter maior controlo sobre as operações comerciais. Desta forma, torna-se mais eficaz o combate à economia paralela e à evasão fiscal. Para além disso, facilitará o registo das faturas no portal e-fatura pelo contribuinte, para a dedução automática das despesas em sede de IRS.
O que é o ATCUD?
O ATCUD é um código único no documento de faturação que simplifica o controlo das operações comerciais.
Deve ser criado no momento da emissão do documento, pelo programa de faturação certificado ou outro meio eletrónico e, além disso, o ATCUD deve constar em todas as páginas do documento fiscal ao qual se aplica.
Dado que é obrigatório a partir do início do próximo ano, é importante garantir a sua implementação, por isso, o software de faturação online InvoiceXpress tem tudo preparado para avançar e ajudá-lo neste processo.
Como funciona o ATCUD
Sendo o ATCUD um mero código único, o seu funcionamento é simples. O número é composto pelo código de validação da série e pelo número sequencial do documento dentro da série (de faturas), atribuídos pela Autoridade Tributária.
EXEMPLO:
codigodevalidaçao/numerosequencial
Ex.: FS AHU025-223185
Tipo de documento: FS= Fatura simplificada
Código de validação da série: AHU025
Número sequencial do documento dentro da série: 223185
As regras de utilização do código ATCUD constam na Portaria nº 195/2020 de 13 de Agosto.
Vejamos os pontos principais:
- Todos os documentos de faturação devem incluir este número com, no mínimo, 8 caracteres – Código de validação da série + número sequencial dentro da série;
- O número deve estar publicado acima do código QR (pode ser junto aos dados);
- A sua legibilidade no documento deve estar garantida;
- O ATCUD deve constar em todas as páginas, caso tenha mais do que uma.
Por cada série comunicada – faturas simplificadas, notas de crédito, etc., a Autoridade Tributária atribui um código de validação da série, que deve integrar o ATCUD, antes de iniciar a utilização da própria série.
-> Preparámos um guia passo-a-passo, bastante completo, com todas as informações que pode consultar, depois de ler este artigo. Mas, para já, vamos conhecer mais alguns pormenores sobre o ATCUD.
Como obter o código de validação da série?
O código de validação da série pode ser solicitado:
- manualmente, através do Portal das Finanças. As séries em utilização em 2022 que pretenda continuar a usar em 2023, devem ser registadas manualmente apenas em 2023.
- automaticamente, através do seu software de faturação e da utilização de webservice, em especial se forem séries novas. Veja como criar e registar séries através do seu software de faturação certificado, como o InvoiceXpress.
Conforme a Portaria nº 195/2020 indica, para obter o código de validação da série, os sujeitos passivos devem comunicar à AT os seguintes dados:
- O identificador da série do documento;
- O tipo de documento de faturação;
- O início da numeração sequencial (conforme o artigo 3º, nº 3 da Portaria);
- Data prevista (indicativa) de início de utilização da série.
Esta comunicação é feita apenas uma vez, por cada documento fiscal, e pode ser utilizada mais do que um ano. No entanto, deve manter a numeração sequencial ao longo da sua utilização. No caso das tipografias autorizadas, elas mesmo fazem a comunicação de todos os dados, antes da produção dos livros de faturas.
Se deixar de utilizar uma série de documentação, deverá comunicar à Autoridade Tributária o fim do seu uso, apesar de não ser obrigatório. Se o fizer, prevenirá a utilização indevida desse código por terceiros. Depois de comunicar o fim do uso, deixará de poder emitir documentos com esse ATCUD.
O que vai mudar na faturação com o ATCUD
As novas regras fiscais já se têm feito sentir desde 2021. Algumas já foram implementadas em 2021 e 2022, outras serão implementadas em 2023, como é o caso do código ATCUD.
A partir de Janeiro de 2023 será obrigatória a inclusão do código único de documento nas faturas (ATCUD), contribuindo para a simplificação de todo o processo de comunicação das faturas ao fisco.
Para quem emite os documentos através do portal das finanças, a comunicação das séries documentais é automática, assim como a inclusão do ATCUD nos documentos.
Para quem processa a faturação através de programas de faturação certificados, como o InvoiceXpress, o processo seguirá através de sincronização com a AT.
Como garantir o cumprimento desta obrigação fiscal (ATCUD) com o InvoiceXpress
As novas medidas – código QR e código ATCUD – são de inclusão obrigatória nos documentos fiscais, seguindo as regras já mencionadas.
Ainda antes da implementação obrigatória do ATCUD em Janeiro de 2023, o InvoiceXpress, programa de faturação online certificado pela Autoridade Tributária, tem vindo a preparar-se para incluir o código ATCUD nas faturas, tal como já suporta o QR Code nos mesmos documentos.
Tenho que fazer alguma coisa para ativar o ATCUD no InvoiceXpress?
Sim. Deve ativar o novo menu de séries no InvoiceXpress para ter acesso ao ATCUD.
Veja como o fazer no seguinte vídeo:
Depois de ter ativado o Registo de Séries ATCUD, será necessário configurar a sua conta para que o InvoiceXpress possa fazer a ligação da sua conta à Autoridade Tributária.
>> Pode encontrar as instruções para realizar essa configuração no nosso Guia passo a passo para criar e registar Séries.
A emissão de faturas com o código ATCUD foi devidamente testada em alguns clientes do InvoiceXpress, e está tudo pronto para emitir documentos conforme a lei, sem contratempos.
A emissão de qualquer documento sem ATCUD será, no futuro, impedida pelo nosso software, evitando ilegalidades e possíveis coimas. Isto porque o ATCUD é obrigatório para todos os negócios que emitam faturas e entra em vigor a partir de dia 1 de Janeiro de 2023.
A equipa do InvoiceXpress está sempre atenta a todas as atualizações fiscais e melhorias tecnológicas para que o negócio dos nossos parceiros fique mais simplificado. Com isso, ajudamos também no combate à fraude e à evasão fiscal.
Se tiver mais dúvidas, preparámos um guia completo sobre o código único de documento (ATCUD) que convém ter sempre à mão. Em alternativa, espreite as perguntas frequentes sobre este tema do ATCUD no Portal das Finanças.
