A aposição da assinatura digital nas faturas foi adiada para 2026 segundo uma medida do Orçamento do Estado.
Mas o futuro continua a ser a implementação da faturação eletrónica com a assinatura digital qualificada. Para o ajudar a perceber este tema, respondemos neste artigo às perguntas mais frequentes sobre a assinatura digital.
Faturação, legislação e alterações fiscais
Com o crescimento das obrigações na gestão dos negócios e com mudanças fiscais e legais a acontecer regularmente, é um desafio para os empreendedores manterem-se atualizados e em conformidade com a legislação.
Uma das áreas mais importantes no negócio é a faturação. Também este setor está em constante mudança, especialmente na emissão e comunicação de faturas.
Na era digital em que vivemos, é incontornável a evolução da faturação, desde os livros de faturas em papel (que mantêm a legalidade) até às faturas eletrónicas.
A regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes constam do Decreto-Lei nº28/2019, de 15 de fevereiro, assim como a obrigação do arquivo de documentos de faturação, referindo-se tanto a faturas em papel, como eletrónicas, emitidas por programas de faturação e outros meios.
Os programas de faturação apoiam a faturação eletrónica e a assinatura digital
Na faturação eletrónica, registada através de um software de faturação, como o Invoicexpress, a emissão das faturas é feita através de um programa que oferece funcionalidades para emissão de faturas eletrónicas compatíveis com o EDI, ou troca de dados entre sistemas, e com os requisitos legais de assinatura digital qualificada.
A obrigação de comunicação à Autoridade Tributária mantém-se quando a faturação é eletrónica, sendo feita através do envio mensal do ficheiro SAF-T de faturação.
Com o InvoiceXpress, este ficheiro pode ser enviado automaticamente ao seu contabilista, que tratará do resto. Em alternativa, pode optar pela comunicação automática à AT no momento em que são emitidas as faturas.
Se tem dúvidas quanto ao programa de faturação a subscrever, confira as 10 Razões para utilizar um programa de faturação online.
A fatura eletrónica e a verificação de autenticidade
Nem todos os empreendedores efetivaram, para já, a mudança para o digital, e a respetiva inclusão do selo ou da assinatura digital qualificada nos seus documentos. Com a fatura eletrónica, a autenticidade do documento passa a ser verificada através do certificado da assinatura digital qualificada. A assinatura digital valida a identidade do emissor e garante que o documento não foi alterado após a emissão.
Presentemente, estamos ainda numa fase de transição, em que a adoção definitiva das faturas com assinatura digital qualificada tem vindo, constantemente, a ser adiada.
As faturas em PDF seriam equiparadas a faturas eletrónicas, com validade fiscal, até ao final de 2024. Contudo, a proposta de lei do Orçamento do Estado para 2025 previu um novo adiamento da obrigatoriedade de incluir Assinatura Digital nos documentos de faturação (ponto 3, Artigo 88ª da proposta de lei), entre outras medidas que podem afetar diretamente as empresas.
Neste artigo, respondemos às 5 perguntas mais comuns sobre a assinatura digital para ajudar a compreender como a faturação eletrónica e a assinatura digital qualificada funcionam, quais são os seus prazos e benefícios.
As 5 perguntas mais frequentes e as respostas que deve saber sobre assinatura digital
1. O que é a faturação eletrónica?
A faturação eletrónica é a emissão, processamento e transmissão de faturas em formato eletrónico estruturado, reconhecida legalmente como um documento com a mesma validade que uma fatura em papel. Esse formato tem como objetivo a simplificação de processos. Além disso, é uma garantia de integridade e autenticidade do documento, desde a sua emissão até ao seu arquivo.
A faturação eletrónica é emitida com a ajuda de um programa de faturação eletrónico, certificado pela Autoridade Tributária. O InvoiceXpress é um software de faturação online que cumpre com todos os requisitos legais, tem uma equipa de suporte sempre disponível para ajudar e está atenta às alterações fiscais.
2. O que é a Assinatura Digital (Qualificada)?
A Assinatura Digital Qualificada é uma assinatura eletrónica certificada por uma entidade credenciada e reconhecida legalmente. Ela assegura que a fatura não foi alterada após a sua criação, oferecendo maior segurança e validade jurídica.
A aplicação da assinatura digital em faturas eletrónicas tem sido continuamente adiada em Portugal, mas será um requisito obrigatório a partir de 2026 para garantir a autenticidade do documento, caso não haja mais uma prorrogação do prazo.
3. Quais são os prazos da faturação eletrónica?
A obrigatoriedade da faturação eletrónica para as entidades públicas foi decretada em 2018 pelo Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, mas começou a ser colocado em prática mais tarde, na era pós-Covid.
Para as micro, pequenas e médias empresas está ainda em fase de implementação. Em geral, os prazos são ajustados periodicamente pelo Governo e comunicados aos contribuintes através de atualizações no calendário fiscal oficial.
Na nossa agenda fiscal mensal regular indicamos quais as obrigações e respectivos prazos.
4. Quais os prazos da assinatura digital?
Tal como acontece com a faturação eletrónica, e embora a obrigatoriedade da assinatura digital qualificada nas faturas eletrónicas já tenha sido anunciada, os prazos têm sido adiados. As causas prendem-se com desafios de estabilidade dos serviços eletrónicos públicos necessários para a sua implementação, assim como com os efeitos que a pandemia COVID-19 teve nas empresas.
As grandes empresas são obrigadas a apresentar faturas eletrónicas face a contratos públicos desde 2021, mas as faturas em PDF emitidas pelas restantes empresas vão continuar a ser aceites com faturas eletrónicas até ao final do ano de 2025, de acordo com definido no Orçamento do Estado para 2025.
Ou seja, para as micro, pequenas e médias empresas, o prazo da obrigatoriedade da assinatura digital foi alargado, uma vez que as faturas em PDF vão continua a ser válidas como faturas eletrónicas até ao final de 2025.
Até a indicação do contrário, apenas em 2026 as empresas deverão apresentar as faturas eletrónicas com requisitos de autenticidade: assinatura digital qualificada (identifica a pessoa), selo eletrónico qualificado (identifica uma entidade) e sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI).
5. Como garantir a segurança das faturas eletrónicas?
A segurança das faturas eletrónicas é garantida por mecanismos como a assinatura digital qualificada, que autentica o emissor e impede alterações após a emissão.
O armazenamento é feito em sistemas seguros, como a nuvem, com backups regulares e controlos de acesso. Tal é essencial para evitar perda de dados ou acessos não autorizados.
Um software de faturação online, como o InvoiceXpress, pode ser o seu aliado para a emissão de faturas eletrónicas como manda a lei. Como está alojado na nuvem, mesmo que o equipamento seja roubado, ninguém pode ter acesso às informações de faturação.
Está mais do que visto que as faturas em papel ou pdf têm os dias contados.
Por isso, nunca é demais lembrar as 4 vantagens principais da faturação eletrónica.
4 vantagens da faturação eletrónica com assinatura digital
A adoção da faturação eletrónica com assinatura digital oferece benefícios significativos, incluindo:
- Redução de custos operacionais: Elimina gastos com papel e envio físico;
- Eficiência e rapidez: Facilita o processamento, comunicação EDI e arquivo de documentos;
- Segurança e conformidade legal: A assinatura digital/ selo digital garante a validade e autenticidade das faturas;
- Sustentabilidade: A redução de papel contribui para práticas mais ecológicas.
InvoiceXpress preparado para a adoção da assinatura digital qualificada
A implementação da faturação eletrónica e da assinatura digital qualificada constitui um avanço significativo para o Estado, as empresas e os contribuintes em geral.
Quando, finalmente, a assinatura digital qualificada se tornar obrigatória e os prazos não forem cumpridos, as empresas poderão enfrentar multas ou sanções. Por isso, é melhor preparar-se para esta mudança.
O programa de faturação InvoiceXpress já está preparado para esta medida legal. O nosso software de faturação certificado já permite a configuração da Assinatura Digital através do Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas (SAFE) do Estado. Em breve, estará também disponível um serviço de Assinatura Digital através da Multicert.
Se ainda não utiliza um programa de faturação certificado para preparar o seu negócio para a inevitabilidade da assinatura digital, experimente já hoje o InvoiceXpress grátis para simpificar e automatizar a sua emissão de faturas!
