“Como receber mais rápido os pagamentos dos meus clientes?“, certamente este pensamento já lhe passou pela cabeça. Com o lema de “Receba mais rápido!” temos uma nova funcionalidade de alertas (Email e SMS). Não precisa mais de se preocupar a andar atrás dos seus clientes devedores, deixe o InvoiceXpress fazê-lo por si.
Funcionalidade exclusiva ao plano Business e Unlimited.
Como posso configurar e personalizar alertas automáticos por Email e SMS?
: Tem duas opções de configuração:
Opção 1
: Pode configurar o envio de alertas automáticos na sua conta
Aceda a Configurações > Alertas
No primeiro passo (1. Qual é o alerta que deseja editar?) após seleccionar qual dos alertas quer configurar (antes e/ou depois do vencimento), terá de indicar se os quer enviar por Email, por SMS ou ambos.
De seguida, indique quantos dias antes/depois da data vencimento deseja que o seu alerta seja enviado. No exemplo da imagem acima, está a ser configurado um alerta por Email e SMS a ser enviado 3 dias antes da de vencimento.
No segundo passo (2. Edite a mensagem para ser enviada antes da data de vencimento), pode editar e personalizar a sua mensagem (Email e SMS). Na mensagem e assunto do Email disponibilizamos-lhe uma lista de variáveis que poderá usar para uma personalização mais detalhada. Tem ainda a possibilidade de enviar para si próprio(a) uma cópia da mensagem de email.
Após estar 100% satisfeito, clique em “Guardar Tudo”. Esta acção irá guardar todas as suas configurações de ambos alertas, Antes e Depois da data de vencimento.
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Opção 2
: Pode configurar os alertas automáticos individualmente para cada cliente.
Aceda ao separador Contactos e entre no perfil de um cliente. Clique em “Editar Cliente” e em Alertas desmarque a opção “Usar definições de conta”. O processo de configuração é idêntico ao processo realizado na configuração de alertas na sua conta.
Poderá ainda consultar no perfil do cliente qual a configuração efectuada.
Edite e experimente à vontade, poderá sempre “Pré-Visualizar” e “Repor Email predefinido”/”Repor SMS predefinido” caso se engane ao guardar.
Verifique se os clientes que querem que recebam estes alertas têm no seu perfil configurados os campos de endereço de email e contacto telefónico (nº de telemóvel).
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Como posso enviar alertas manualmente?
: Se preferir, damos-lhe ainda a opção de envio manual de alertas. Possível a partir da página de cada factura. Aceda a uma factura, dentro do prazo ou vencida, e clique no botão “Enviar alerta de vencimento”.
Ao clicar no botão “Enviar alerta de vencimento”, a aplicação detectará se se trata de uma factura por vencer ou vencida e ajusta automaticamente a mensagem a enviar de acordo a situação dessa factura, usando as mensagens configuradas na sua conta ou no perfil do cliente em questão.
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Como saber quais os alertas que já foram enviados?
: Aceda a “Mensagens” e poderá filtrar por Email e/ou SMS de modo a visualizar quais os seus alertas já enviados.
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Quantas mensagens vou enviar por dia?
: Todos os alertas, automáticos ou manuais, agrupam todas as facturas que o seu cliente tenha em atraso ou todas as facturas que expirem dentro da quantidade de dias que configurou no alerta. Logo, o seu cliente apenas receberá o máximo de um alerta Email e um alerta SMS, por dia.
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Onde adquiro as SMS para enviar os alertas?
: Com o plano Business tem direito a 20 SMS por mês, completamente gratuitas, sem qualquer custo adicional. Assim que desejar ou necessitar comprar mais SMS, vá a Configurações > Conta e clique no botão “Comprar SMS”.
