As vantagens de activar a factura electrónica dividem-se essencialmente em duas: poupar tempo e dinheiro e fazer com que facture mais depressa. Conheça as maiores vantagens e cuidados a ter na activação desta funcionalidade, e despeça-se das resmas de papel, da impressora e das filas de espera no posto dos correios.
Se ouvir como definição de factura electrónica a expressão “documento desmaterializado”, não se assuste. Significa apenas que a factura não existe em papel. As facturas electrónicas cumprem a mesma função de uma factura tradicional, desde que contenham os mesmos elementos identificadores obrigatórios.
Lembre-se também da diferença entre facturação electrónica e factura electrónica: a primeira significa que a facturação é feita num software online que permite o envio de documentos por email. Uma factura electrónica é tudo isto e muito mais: por se tratar de um documento em PDF assinado digitalmente, deixa também de ter o trabalho de imprimir, carimbar e assinar. A digitalização de uma factura em papel nunca terá esta assinatura pelo que não poderá ser considerada electrónica.
# Como funciona a factura electrónica no InvoiceXpress
O que é a assinatura digital?
: A assinatura digital, ou electrónica, é um conjunto de algarismos “impressos” nas suas facturas pelo seu programa de facturação, substituindo a assinatura “à mão”. É um “selo” invisível a olho nú, apenas perceptível quando abre o documento com um programa de visualização. As assinaturas digitais que o InvoiceXpress coloca nas suas facturas são certificadas pela Multicert.
Adesão e valor fiscal
: Uma factura electrónica tem de garantir a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo, mediante uma assinatura digital colocada no momento em que é transformada em PDF. Hoje em dia, a lei afirma claramente que uma factura electrónica tem o mesmo valor legal do que uma factura em papel. A adesão a esta funcionalidade não é obrigatória, mas tem vários benefícios que veremos já de seguida.
# Quais são as vantagens da factura electrónica?
1. De uma forma geral, todo o processo de facturação fica mais rápido. Se a emissão das facturas já é rápida, a comunicação com o cliente ainda mais. Vai poupar tempo e dinheiro: já não precisará de imprimir facturas, assiná-las e de ir aos correios fazer o envio. Envie a factura por email e já está! É um processo fácil, rápido e eficaz.
2. Para facturar ainda mais depressa, pode incluir as suas referências de pagamento por multibanco na factura. O seu cliente receberá um documento mais completo que pode ser liquidado de imediato.
3. Já não vai deixar de ir férias porque tem de enviar aquela factura àquele cliente. Com os Agendamentos a funcionar em conjunto com a factura electrónica, programe o envio das facturas que já sabe que vão acontecer e espere só para receber as notificações de pagamento.
4. A sua facturação passa a estar sempre disponível online para consulta pessoal ou aquando de solicitação por parte da AT. As pesquisas e consultas de documentos específicos tornam-se também mais rápidas e imediatas e poderão ser feitas a partir de qualquer lugar com acesso à internet.
5. A nível de rentabilização de logística e de gestão de espaço, vai poder substituir as estantes com os dossiers de facturação, por paredes com fotografias que assinalem os seus momentos de sucesso empresarial!
6. Uma factura electrónica também é sinónimo de uma actividade comercial socialmente mais responsável e ecológica, pois estará a reduzir a utilização de papel. Já não precisará de investir em impressoras, tinteiros, papel e envelopes.
# Requisitos e cuidados de segurança
Como garanto que o meu cliente recebeu a factura?
: Sempre que utilizar facturas electrónicas com um cliente, faça-o de mútuo acordo (verbal ou escrito). Exija que o seu receptor confirme que recebeu o documento, caso contrário, não pode considerar a factura entregue. Considera-se que o processo de facturação está completo apenas quando se emite o recibo.
Devo criar uma Série independente para a utilização de facturas electrónicas?
: Não há nada que impeça a emissão simultânea de facturas em papel e electrónicas. Mas para evitar conflitos na revisão de dados por parte da Administração Tributária, a emissão de facturas electrónicas deve integrar uma série distinta. Se acordou com um cliente esta modalidade de facturação, qualquer documento rectificativo consequente deve ser emitido no mesmo formato.
Como devo manter o meu arquivo de facturação?
: Quer emita ou receba uma factura electrónica, deve arquivá-la no seu formato original, numa pasta no seu computador, por exemplo. Adicionalmente, registe num documento à parte a entrada das facturas, como se de um índice se tratasse. Esta listagem servirá para identificar as facturas e deverá estar organizado por período de tributação (mensal ou trimestral). Coloque sempre a identificação das facturas (número e data), o nome e NIF do emissor e receptor, o montante de IVA liquidado e o valor total da factura.
O sistema de arquivo que adoptar tem de ser acessível a partir das suas instalações e de fácil leitura e exportação dos documentos.
Preparado para activar a factura electrónica?
: Contacte a nossa equipa de suporte para fazer upgrade ao seu plano actual. Se o plano que adquiriu já tem esta funcionalidade e nunca lhe deu o devido uso, depois conte-nos o que fez com o tempo livre que ganhou com o InvoiceXpress.
Fonte
Portal da Empresa
